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効率的にファイルを保管して共有していますか?

最近お客様に「効率的にファイルを保管して、共有する方法って何かない」
ご相談を受けるケースが多くなってきました。

詳しくお聞きしたところ、

  • ファイルサーバーはあるよ、でもパソコンに保存している方が多いかな?
  • ファイルサーバーはどこにあるかって?業者の人に入れてもらってよく分からないけど、多分あれかな?
  • バックアップ?誰か取ってると思うよ
  • クラウドサービス?よく分かんないけど、なんか使ってる人もいるよ、たまにメール飛んで来るし
  • Googleドライブ?OneDrive?DropBox?何それ?ファイルは、このフォルダに入れとけって聞いたけど
  • 何がどこにあるか分かるかって?担当者に聞けばわかるから困ってないよ
  • お客様に送るファイルは、Microsoftで作ったファイルが多いかな、他にも何かあるの?
  • 印刷してファイルしとくと、なんか安心なんだよね、見返せるし
  • 結局うちは、印刷した紙で仕事してるかな?


その昔、パソコンで資料を作るようになってから、あまりやり方が変わってないことが多いです。
パソコンやプリンターを購入した業者に作ってもらった環境を、そのまま使い続けている方がほとんどです。悪くはないです。今は大丈夫だと思います。いつか困る時が来なければ良いですが…

パソコンやプリンターはいつか壊れます。壊れない電子機器はありません。
電子機器は古くなります。昔に比べて、古くなる間隔も短くなっています。
世の中の仕事の仕方、スピードも変わってきています、色々なサービスを組み合わせて、便利に使うことが多くなっています。

紙での保管は場所を取ります。
証跡として残さざるを得ない場合も、必要なときに提示できなければ、証跡の意味がありません。
情報は集計することで意味を持ちます。倉庫で埃を被っているだけでは、価値がありません。

壊れる、活用できているか を前提に、もう一度周りを見回してみてください。万に一つのタイミングが一度に来たら、みんな使えなくなったら、お仕事は止まりませんか?
社内で考えてなんとかする、は何も出来ない可能性が高いです。考えて動ける人の時間は、本業で一杯いっぱいです。

システム・カンタービレでは、お客様のご要望と、現在の環境を元に、無理のないIT環境の整備をご支援いたします。事が起きてからの一新は、多大な労力とお金、慣れるまでに長い時間が掛かります。少しずつ前倒しで、捨て金にならないIT環境の整備をご検討ください。

ITディレクター 小林 弘樹