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たかが紙ベース!されど紙ベース!

コロナ禍で、テレワークを導入する企業が増加すると共に、電子化も進んだように思われましたが、「家庭用プリンターの売上が好調だった。」という話もあります。
すぐに電子化できない事情もあり、紙ベースで運用しなければならない理由も良くわかりますが、「印刷した紙を、その後どう共有するの?」「会社は用紙やインク代も負担してくれたの?」なんて事も気になりました。

紙ベースの業務を電子化する場合、やり方を変えなければならないので、慣れるまでは業務効率化とはならず、「紙の方が早い」「紙の方が良い」と思われる方も多いのかもしれません。

「紙の方が良い」で、話は反れますが、やっぱり私は、新聞・本・マンガは紙が良いです。電子版や電子書籍がありますが、読み直したいところに辿りつきやすく、なんと言っても紙の香りや質感にホッとし、本やマンガの背表紙にも個性があって楽しいです。
子供の「給食の献立表」も冷蔵庫に貼って、メニューを見て楽しんだり、夕食の献立と被らないようにしたりしています。

近年では、セキュリティ対策の一環として、メールにファイルが添付されている場合、メールサーバー側で受信できないようにしている企業も増えてきたそうです。
そうした場合、ファイル転送サービスを利用するか、ファイル共有サービスを利用するしかありませんが、月額数千円~数万円の費用が必要となります。(サービス提供会社や容量などによって異なります。)
そうなると、やっぱり紙に印刷して、郵送してしまう方が安くて早いのかもしれません。

A4サイズの請求書を印刷して郵送する場合の相場

請求書:コピー用紙0.7円
送付状:コピー用紙0.7円
封筒3.7円
カラー印刷インク5円×3=15円
切手代84円
合計104.1円

プリンターの購入価格や、電気代は入っていませんが、断然安いですね。

でも、ちょっと考えてみてください。

  • 紙を折って、封をして、切手を貼って…は、案外手間ではないですか?
  • 月に数百社に郵送しても低コストですか?
  • 受け取った「送付状」と「封筒」はゴミ箱行きですか?
  • 受け取った側はファイリングが手間ではないですか?
  • ファイリングした紙を保管しておくための場所を確保できますか?
  • 書類は決められた期間保管し、正しく処分していますか?
  • お客様が電子ファイルを要望されている場合、どう対応しますか?
  • 紙の小さな文字が見えますか?
  • 他人の手書き文字が読めますか?

「電子化による業務効率化」と良く言いますが、自動化で業務のスピードを上げる事を目的とせず、無駄を省くことを目的とした方が、業務効率化に繋がる可能性は高くなると思います。

以前は、お客様に請求書をお送りする際、事前にメールでPDFファイルを送ってから、印刷した請求書などを郵送していました。
いつの間にかできたルールだと思っていましたが、告知なしにPDFファイルをメールで送信するのをやめてみても、クレームがありませんでしたので、その後は郵送のみで対応しています。
「送付状」の同封もやめようかと考えましたが、ビジネスマナーとして必要なのでしょうね。

少しでも楽に仕事や家事をしたいと考える私は、月9ドラマの「競争の番人」を観ながら、「あの大量の書類を運ぶのは大変だな」「電子化していればパソコン数台で済むのに」「綺麗にファイリングされていれば、調査も助かるよね」と思ってしまいました。

「紙ベース」の運用は、個人・企業により様々ですが、いま一度「それ、本当に紙でなければならないか?」を検討されてはいかがでしょうか。