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利用期限日を把握していますか?

皆さんは、自分自身でホームページのレンタルサーバーやドメイン、各種サービスの利用期限日を把握していますか?

大抵はサービス提供会社から、期限日前にメールで連絡が来るのですが、突然、請求書が郵送されてきて驚いたこともあります。私がマイページに記載されているのを見逃していただけですが「”〇日前までに連絡がない場合は継続”というのは、顧客を逃さない手段?」とも思ってしまいました。

ちなみに、我が家では2匹の猫と一緒に暮らしていますが、1年に1回のワクチン接種の時期になると、動物病院が必ずハガキを送ってくれます。忘れてしまいがちですが、必ずやらなければならない大切なことなので、非常にありがたいです。
コロナワクチンも同様に、市から通知をいただき、あの腕の痛みが蘇りつつも接種に出かけました。

自分自身で契約している各種サービスの一覧と利用期限日、前回の愛猫のワクチン接種日から算出した今年の接種予定日、前回の家族のコロナワクチンの接種日から算出した次回の接種予定日をリストやカレンダーで管理しておけば良いのでしょうが、数が多すぎて自分では把握しきれず、通知が来るものと安心しきっているのが現状です。

個人的には、顧客へのサービスの一環として、利用期限や定期的に必要なことは一報入れてほしいと思います。逆に良心的なサービスで利用継続したいと思い、売上UPに繋がるのではないでしょうか。そして、もし解約となってしまった場合は、解約理由をお聞きすることで業務改善に繋がると思います。

まず、顧客管理で利用期限を、ExcelやGoogleスプレッドシートでリスト化しておくことが必要ですが、毎日、リストをチェックするのは大変で、期日を見逃してしまう可能性もあります。

そこで、お勧めしたいのが「関数+条件付き書式」による管理です。利用開始日(契約日)から期限日を関数で算出し、条件付き書式で期限日の〇日前になったら自動でセルに色を付ける、という方法で、期限日の見逃しを防ぐことができます。
やり方は、ググる(Googleで検索)と、たくさん出てくるので、是非チャレンジしてみてください。

このやり方は、一部自動化されているとは言え、やはり人間が目視で確認しなければなりません。
自動的に期限が迫ったお客様にメールを送信したい場合の方法はいくつかありますが、ExcelやGoogleスプレッドシートで管理したい場合は、プログラミングが必要となります。

Excelの場合は、ExcelVBA+RPA。Googleスプレッドシートの場合は、GoogleAppScript+時間手動型のトリガーで実現する事が可能です。(※メールサービスにより、1日あたりの送信数やメール1通あたりの宛先数に制限があります。)

但し、ExcelVBAやGoogleAppScriptは、バージョンアップや仕様変更により動作しなくなってしまう事もあるため、暫定的かもしれません。恒久的に管理したい場合は、本格的な顧客管理システムを利用されることをお勧めします。

事業者の皆さんは、顧客の個人情報をどこまで収集していますか?
「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」「生年月日」など様々だと思います。
ご利用後のアフターフォローや、お誕生日月のサービス提供など、電話やハガキで連絡するのも素敵ではないでしょうか。
くれぐれも、個人情報の取扱いには十分注意してください。