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一方通行の日報はモチベーションが下がる

日報とは「日々の業務内容を管理者に報告するもの」と言われています。
日報にも、業務日報、営業日報、売上日報、運転日報など様々な種類があり、記述する内容によりますが、担当者にとっては「ただ面倒なだけで意味がない」と感じてしまうかもしれません。

私は昔、業務終了後にメールで「今日やった業務」「明日やる業務」「その他連絡(遅刻・早退・休暇)」を上司に送っていました。前日に送ったメールをコピーして送る、という手抜きをしたこともあります。
また、別の会社に在籍していた時は、朝会で同じような報告をしていました。大人数の前で話をすることが苦手な私にとっては、本当に苦痛な時間で、自分の順番が来る前に話をする内容をグルグルと考えていて、ほとんど別の社員の話を聞いていなかった気がします。

何をやっていたのか知りたいだけ? 日記じゃないんだから。
と思ってしまう日報では、意味がない気がします。
課題の共有→解決策の共有など、報告に対してのアクションがないと、モチベーションが下がってしまうのではないでしょうか?

保育園の連絡帳や、小学生の日記、中学生の生活記録でも、先生がコメントしてくれています。
中には「みました」だけのスタンプが押されているだけで、何だかガッカリしてしまった時代もありましたが、一言添えてもらったり、声をかけてもらったりすると嬉しいものだと思います。

しかし「日報にコメント」は厳しいのが実情です。売上金額や契約数など、数値を報告するものであれば、それをグラフ化して共有するだけでも良いと思います。
個人の営業成績を比較して、成績が悪かった人を責めるのではなく、改善策を皆で一緒に考えることができるのが理想です。

メールで送られてきた数値を、誰かが別のファイルに入力してグラフ化。
個人ごとのExcelファイルを、誰かが全員分まとめてグラフ化。

なんてやり方は更に負担が増えるだけです。
担当者が入力した内容を簡単にグラフ化できるシステム構築が必要です。

それと共に「日報を入力する人の立場」が重要です。

(1)出先からでも入力できる
コロナ禍で激減したとはいえ営業の方は外出が多いと思います。営業先から自社に戻ってパソコンから入力なんてやってられません。スマホやタブレットからでも日報を入力できる環境が必要です。
となると、やはり各自の端末だけに保存されているファイルに入力するのではなく、ログイン機能がある、Webシステムにした方が良いです。

(2)入力しやすい
「入力間違えがあり、正しく集計できない」という話は良くあります。ラジオボタンやチェックボックス、リストボックスを使い、選択するだけで簡単に入力できる箇所を設けるのも手です。
しかし、ラジオボタンやチェックボックスが数十個並んでいる。リストの項目が多すぎる。では逆に探すのが大変になり、大きなストレスとなります。

日報の内容、情報管理、稼働環境について、もう一度見直してみてはいかがでしょうか。

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