ソフトウェア導入前にチェックしておきたいこと

「新しいソフトウェアを導入したのに、使いこなせていない。」
非常にもったいない話を耳にすることがあります。

ソフトウェアの費用、機能、使いやすさはもちろんですが、ソフトウェアの導入で失敗しないために、事前にチェックしておきたいポイントをご紹介します。

1．独自開発？パッケージ開発？
　独自開発とは0からシステムを構築することです。自社の業務に合わせ自由に作ることができるメリットがありますが、開発期間が長くなり、費用が高額となる傾向があります。自社で開発する場合「社内の開発者が退職してしまい、誰もメンテナンスできない」という事態にならぬようしたいものです。また、外部ベンダーにお願いする場合は、仕様検討から意思疎通をしっかりするようにしてください。
　パッケージ開発は、予め作成されているので開発期間も短めで低コストで導入できる傾向がありますが、機能が限定され、自由にカスタマイズできない場合があります。
　私は、ExcelやGoogleスプレッドシートを利用した簡単なシステムであれば独自開発しますが、PHPやRuby on Railsを使って0から開発することはお受けしなくなりました。バージョンアップで動作しなくなってしまった場合のソース変更は骨が折れ、「短納期」をモットーとしているので、多機能なシステムをご要望のお客様にはパッケージ開発をお勧めしています。

2．オンプレミス？クラウド？
　オンプレミス（オンプレ）とは、自社内にサーバーを準備しシステムを運用する方法です。自社で管理するので、柔軟にカスタマイズできるメリットがありますが、初期費用が高くなります。クラウドは、インターネットを経由して利用でき、初期費用も比較的安く、導入がスムーズです。
　オンプレはローカル回線を利用するので、処理速度が速く、セキュリティーも安心。という声もありますが、ちょっと考えてみてください。
・災害が起きたらどうします？
・社内のサーバーに直接攻撃を受けたらどうなります？
・また、コロナウイルスの緊急事態宣言でテレワークになったらどうします？
　サービス提供会社によりますが、クラウドの方が安全・安心だと思います。何よりもインターネット経由で自宅や営業先からアクセスでき、サーバーのメンテナンスを自分達でやらなくて良いという利点があります。

3．データのバックアップ
　システムデータの重要性によりますが、バックアップを必要とする場合は自社で環境を構築し、実施しなければならない場合があります。オンプレの場合はバックアップ用のサーバーをもう1台購入しなければならず、クラウドの場合もデーターセンターが2拠点あるので安心、とはいえ「データ保証の責任は負いません」という提供会社もあります。中には「バックアップ」「リカバリ」サービスを備えているクラウドサービスもありますが、利用規約を注意して確認するようにしてください。
　また、自分達でバックアップをとる場合は、タイミング、バックアップするデータは「フル（全て）」なのか、「差分」なのか、により、必要とする容量を考えなければなりません。

4．セキュリティ
　「ユーザーIDとパスワードがあるから大丈夫」と思わないでください。ブルートフォースアタック（総当たり攻撃）で、「英字（大文字、小文字区別有）＋数字＋記号」6桁のパスワードは最大54日で解読されてしまいます。パスワードの桁数を多くすることも必要ですが、パスワードが外部に漏れてしまったら、元も子もありません。
　アクセスできる端末を限定できる、IPアドレスを制限できるソフトウェアのサービスもあります。ランサムウェアの被害が急増していますので、導入前からセキュリティを強化できるか確認しておくようにしてください。

5．無料体験
　製品カタログや、Webサイトを観ただけでは、なかなかソフトウェアの使い勝手はわかりません。実際に操作して試してみるのが一番です。しかし、ほとんどのソフトウェアはお試し期間が30日です。「ろくに触らないうちに期間が終わってしまった」ということがないようにスケジュールや、検証する人員を検討してください。

6．サポート体制
　残念ながら「ソフトウェアを売って終わり」という提供会社もいます。マニュアルやFAQが提供されていても、なかなか理解に苦しむ時もあります。導入後のサポート体制がどうなのか（無償？有償？）事前に確認するようにしてください。

7．まとめ
　新しいソフトウェアを導入する前にチェックしておきたいことをご紹介しましたが、これはAシステム、これはBシステムと、利用するシステムが増加するばかりで困惑。Aシステムと同じ内容をBシステムにも入力。というお客様も多いようです。
　まずは、全体の業務における課題とシステムを導入する目的を明確にする必要があります。目的も経営者層と業務担当者では全く違います。「このソフトウェアを導入することにより何が良くなるのか」を社内で共有し、定着率をアップしましょう。