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Webメール(クラウドメール)を推奨する理由

仕事でメールソフト「Outlook」を使用されている方も多いかと思います。
メールソフトはパソコンにインストールして利用するため、パソコンを変えた場合は、インストールと設定、メールデータの引っ越し作業が必要になります。

お客様からそのようなご相談をいただき、対応させていただくこともあるのですが、少々困ることもあります。

「パスワードを忘れた」
アカウントの設定から確認したり、パスワードをリセットしたりすれば、パスワードを忘れても設定することができますが、これはOutlook2016以降であり、Microsoftアカウントを保有している場合に限ります。
プロバイダーのメールをメールソフトに設定している場合は、契約時の書類を探し出していただくか、プロバイダーにパスワード変更の依頼をしてもらうことになります。
私自身もプライベートで使っているメールソフトのパスワードを忘れ、パスワードを再設定しようと思いましたが、会員情報のログインIDとパスワードも忘れ、結局、郵送してもらった経験があります。

「サイズが大き過ぎる」
Outlookのメールを移行する際、USBメモリや外付けHDDにデータをエクスポートした後、新しいパソコンにインポートします。パソコンの環境にもよりますが、データのサイズが大き過ぎるとこの作業に時間がかかってしまうことがあります。私が持参したUSBメモリの場合はスキャンしてから実施しますが、いつもウイルス感染の心配や、データ破損にヒヤヒヤしているのが本音です。

そこで、お勧めしたいのが「Webメール(クラウドメール)」です。
Webメールは、ブラウザ上でメールの送受信ができる、クラウド型のメールシステムです。
インターネットが使えないと利用することができませんが、以下のようなメリットがあります。

1.メールソフトのインストール不要
パソコンにメールソフトをインストールする手間がなくなり、メールデータもクラウド上に保存されるので、パソコンの容量を圧迫しなくなります。

2.データ移行不要
ブラウザからログインするだけで、すぐに利用できるので、パソコンを変えた場合でも再設定やデータ移行が不要となります。

3.外出先や自宅からでも確認できる
インターネットの環境さえあれば、外出先や在宅勤務中でも、パソコンやタブレット、スマートフォンからメールを確認することが可能です。なので「会社のメールをご自身のスマートフォンのメールアドレスに転送」なんてことも不要になります。

4.まとめ
Webメールの利用は、パソコンの紛失や破損時にもメールデータを保持することができ、設定作業時間と作業費用の削減にもなりますが、セキュリティには個人で気をつけていただく必要があります。「不審なメールは絶対開かない」「宛先を確認してから送信する」この心がけは忘れないでください。
Webメールも多種多様で、利用料やメールボックスの容量に違いがあります。なるべくメールにファイルを添付することは避け、不要なメールは削除することをオススメします。

「いつでも、どこでもメールを確認できる」これも良し悪しです。

私はスマートフォンにアプリをインストールしてメールを確認できるようにしていますが、21時以降に届くメールもあります。見知らぬ方からのセールスメールがほとんどですが、それで「ほろ酔い」が冷めてしまうこともしばしば。
メールをいただいた時に、必ず受信時間を確認しているのは、その時間を見て「緊急性」を判断したり、お客様が繁忙なのか判断したりしているからです。

先日、早朝の6時と8時にメールをいただいたお客様にお電話し、お身体を心配しながらお話したところ「夜中に仕事をしているが、すぐに送信すると迷惑になるので、送信時間を設定している」「朝にしてみたけど、迷惑だったらすみません」とのことでした。そして、この心遣いに感動しました。

「いつでも、どこでもメールを確認できる」Webメールでは、ビジネスマナーも大切にしたいですね。どうしても、先方の営業時間外に送信しなければならない場合は、「至急」と件名につける。そうでない場合は「夜分遅くに失礼します」と一言添えるだけで、印象がガラッと変わります。