IT機器の棚卸し って必要なの？

前回、Winows11にアップグレードするタイミングで IT機器の棚卸し を行った方が良いと書きました。今回は、なぜ IT機器の棚卸しを行った方が良いのか？ ご説明させていただきます。

一般的に 棚卸し とは、期末に商品等の在庫の数量を確認し、会計上の期末棚卸資産の金額を確定させる目的で行われる作業のことです。会社の利益を確定させるために、棚卸資産にかかる決算整理仕訳を期末に計上することで、適切な利益が計算できます。
ここでいう IT機器の棚卸し は、固定資産の減価償却費を計上するために行うこともありますが、
どのようなIT資産があるのか、使われている状況の確認 を目的に行います。

コロナ禍で、仕事の仕方が大きく変わってきました。
リモートで自宅から作業することも増え、Web会議も頻繁に行われています。
ひとり1台のPC環境から、複数台のデバイスを持ち、個人所有のデバイス（BYOD：Bring Your Own Device）で仕事をする機会も増えてきました。

• コロナ禍で追加購入した機器の管理は出来ていますか？
• ソフトウェアライセンスの保有数と使用状況を把握していますか？
• 寿命予測に基づいた置き換え計画を立てていますか？

IT機器の紛失や、不正利用を防ぐためには、機器リストの整備が必須です。

• だれが、どのデバイスで、何を使っているのか？
• それは誰が許可したものなのか？

現在のIT資産管理は、イベントリツールを導入して、ネットワーク接続した機器を機械的に収集して管理することが主流になっていますが、その場合も 収集したデータ と 機器リスト を照らし合わせて管理します。イベントリツールの導入、管理プロセスの整備はハードルが高いとしても、機器リストの整備は必要です。

紛失による顧客情報の漏洩や、ウィルスソフトによるセキュリティ事故があった場合は、
機器リストがあるかどうかで、初動対応のスピードが変わります。

ソフトウェアライセンスは、使用できる条件 が決まっています。
インストールできるからといって、無制限に使用できるとは限りません。
メーカーによっては、使用状況をチェックしていて、規約に反した使い方をしていると、ライセンス監査の対象となります。（ある日突然連絡がきます）

サブスクリプション契約していた場合は、更新月の前に利用状況を把握することで、契約数を減らすことができます。使っていないのに利用料を払い続けるのは、あまりにも もったいない です。

IT機器には寿命があります。
壊れたら交換がほとんどとは思いますが、突然業務が止まってしまうリスクを考えると、
機器リストの購入日から寿命を予測して、定期的に交換した方が良い場合もあります。

システム・カンタービレでは、ICTコンサルティングとして、
お客様のIT環境のご相談も承っています。　お気軽にご相談ください。


ITディレクター　小林 弘樹