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届いているのか不安になるメール

自分がお客様に送ったメールに対して返信がなく、不安になることがあります。

なぜ、返信がないのか?

「日中はずっと会議でメールを見るのは、定時前か定時後になるから、いつも返信が遅くなって申し訳ない」という知人もいました。
また、お客様が「全員に返信」としていなくて、返信があったことを知らなかった。ということも良くあります。(都度、私の相方にメールを転送してもらっています。)

  • メールのに「メールが届きましたらご一報ください。」や「ご返信いただく際は全員に返信してください。」と書いた方が良い?
  • 読む前に削除されてしまった?
  • 迷惑メールに入ってしまって、読んでもらっていない?
  • メールサーバーでブロックされて届いていない?

いろいろな事を考えてしまいます。

せめて、届いているのかだけでも確認して安心したい。と思う日々です。
かと言って「開封確認」をメールにつけるのは、お互いに煩わしいですよね。

そんな時に、ふと思ったのが「LINE」の便利さです。
「既読」がつくし。スタンプで気軽に返信できるし。
(最近は「既読スルー」されても凹まない免疫ができました。)

そこで今回はビジネスでも活用できるチャットツールをご紹介します。

「既読機能」を搭載しているチャットツール 

Google Chat(旧:ハングアウト)
Googleが開発したコミュニケーションソフトウェアです。Googleドライブでファイルを共有している場合は、チャットからGoogleドライブのファイルを選択して送信できるので便利です。無料のGoogleアカウントでも利用できますが、メッセージを削除できないなど、利用できる機能に制限があります。

LINE(LINE WORKS)
スマートフォン・タブレット所有者の8割が利用している、といわれるコミュニケーションアプリです。ビジネス向けの「LINE WORKS」では、掲示板やメンバーの予定を共有できるカレンダー機能も搭載されています。

Teams
Microsoft社が推奨するコミュニケーションツールです。既読機能は「チャット」のみ有効で、チーム(チャネル)では利用できません。自分やメンバーの状態(連絡可能/取り込み中/退席中)がわかるのも便利な機能です。

「既読機能」が搭載されていないチャットツール 

Chatwork
クラウド型ビジネスチャットツールです。タスク管理、ファイル管理、ビデオ/音声通話機能も搭載されています。フリープランはユーザー数、グループ数、容量に制限があります。

Slack
Slack Technologies社が運営するビジネス向けチャットツールです。ビデオ会議、ファイル共有、外部サービス連携機能も搭載しています。無料版はビデオ通話が1対1、外部サービス連携数が10個などの制限があります。

チャットは、既読機能や通知がプレッシャーになる、というデメリットもありますが、気軽にコミュニケーションを図れる、同時に複数の人と情報共有できる、というメリットがあります。
くれぐれも「誤爆」には気をつけてください。

残念ながら、そもそも「メールを見ない」方は「チャットも見ない」と思います。相手の方の状況に合わせて、チャットをビジネスで活用してみてはいかがでしょうか。