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Web会議で使えるコラボレーションツール

6月に入ってから減少傾向だった新型コロナの感染者数ですが、7月に入ってからあっという間に増え続け、8月には、連日過去最高を更新する状況が続いています。

在宅勤務から出社に切り替えた企業も、在宅勤務に戻したり、対面を減らして、Web会議やWeb商談の割合を増やした方も多いと思います。

Web会議やWeb商談の良い所は、移動時間と移動に伴う費用を減らせる ことですが、どうしても話が 一方通行 になってしまいます。

話す内容を理解してもらうために、事前に資料を用意して、画面共有しながら説明されていると思いますが、参加者が その場で意見を出し合いながら一緒に何かを考えたり形にしたりする のは難しいです。

「一旦ご説明して、詳細は後ほど」 としていると、時間ばかり掛かって物事が進みません。
Web会議でも、簡単に意見を取りまとめて、意識統一できるようになれば、仕事のスピードが上がります。

共同で作業する、合作することを、コラボレーション(collaboration)と呼びます。
コラボレーションで使用する道具のことを、コラボレーションツール と言います。
Web会議ソフトに同梱されたもの(Zoomのホワイトボード、GoogleのJamBoard など)もありますが、アクセス権設定が難しかったり、使い勝手が悪かったりします。

今回のコラムでは、Web会議で使えるコラボレーションツール をご紹介します。

<選定のポイント>

  • 共同作業で使う機能が揃っているか?(付箋、フロー図)
  • 誰でも簡単に使えるか?
  • セキュリティは大丈夫か?(アクセス制御、開発元の信頼性)
  • 利用料を抑えられるか(複数人で使った時)

<miro(ミロ)>

オランダで開発された仮想ホワイトボードのコラボレーションツールです。
2022年6月に日本語版が正式リリースされ、日本での利用も盛んになってきました。
Webブラウザで操作し、様々な共同作業用のテンプレートが用意されています。
Zoomにアプリ登録することで、Zoomの画面内で共同作業することもできます。

Freeライセンスでは、作業できるホワイトボード数が3枚ですが、参加者無制限で、無料で利用できます。主催者は、チームメンバーを登録して招待し、チームメンバーは、招待メールからユーザー登録・ログインして参加します。

Teamライセンスでは、作業できるホワイトボード数が無制限となり、共同作業するホワイトボードへ、チームメンバーではないゲストを招待することができます。
ゲストは、ユーザー登録・ログイン不要で参加することができますが、ログイン不要の公開ボードなので、URLさえ知っていれば誰でも見れてしまいます。アクセス制限したい場合は、1つ上のBusinessライセンスにする必要があります。

Businessライセンスでは、作業するホワイトボードを、招待者以外は非公開にすることができます。この場合、招待者は、ユーザー登録してログインする必要があります(招待者のライセンスはFreeでOKです)

<draw.io(ドローアイオー)>

英国のJGraph Ltd が開発・公開している無料の図形形成アプリケーションです。
オープンソース化(Apache License 2.0)されており、ユーザー登録不要で、
Webブラウザで操作します。日本対応していますので、直感的に操作できます。
Google Drive・OneDrive・GitHub などと連携して保存することができます。
(連携先との認証が必要です)

どちらのツールも、使いこなすには練習が必要ですが、Web会議やWeb商談の場で、簡単に意見をとりまとめ、視覚情報として伝えることができれば、仕事の質もスピードも上がります。

システム・カンタービレでは、、Web会議やWeb商談の質を上げるためのご相談も承っています。
お気軽にご相談ください。

ITディレクター 小林 弘樹