Web会議で使えるコラボレーションツール
6月に入ってから減少傾向だった新型コロナの感染者数ですが、7月に入ってからあっという間に増え続け、8月には、連日過去最高を更新する状況が続いています。
在宅勤務から出社に切り替えた企業も、在宅勤務に戻したり、対面を減らして、Web会議やWeb商談の割合を増やした方も多いと思います。
Web会議やWeb商談の良い所は、移動時間と移動に伴う費用を減らせる ことですが、どうしても話が 一方通行 になってしまいます。
話す内容を理解してもらうために、事前に資料を用意して、画面共有しながら説明されていると思いますが、参加者が その場で意見を出し合いながら、一緒に何かを考えたり、形にしたりする のは難しいです。
「一旦ご説明して、詳細は後ほど」 としていると、時間ばかり掛かって物事が進みません。
Web会議でも、簡単に意見を取りまとめて、意識統一できるようになれば、仕事のスピードが上がります。
共同で作業する、合作することを、コラボレーション（collaboration）と呼びます。
コラボレーションで使用する道具のことを、コラボレーションツール と言います。
Web会議ソフトに同梱されたもの（Zoomのホワイトボード、GoogleのJamBoard など）もありますが、アクセス権設定が難しかったり、使い勝手が悪かったりします。
今回のコラムでは、Web会議で使えるコラボレーションツール をご紹介します。
＜選定のポイント＞
- 共同作業で使う機能が揃っているか？（付箋、フロー図）
- 誰でも簡単に使えるか？
- セキュリティは大丈夫か？（アクセス制御、開発元の信頼性）
- 利用料を抑えられるか（複数人で使った時）
＜miro（ミロ）＞
オランダで開発された仮想ホワイトボードのコラボレーションツールです。
2022年6月に日本語版が正式リリースされ、日本での利用も盛んになってきました。
Webブラウザで操作し、様々な共同作業用のテンプレートが用意されています。
Zoomにアプリ登録することで、Zoomの画面内で共同作業することもできます。
Freeライセンスでは、作業できるホワイトボード数が３枚ですが、参加者無制限で、無料で利用できます。主催者は、チームメンバーを登録して招待し、チームメンバーは、招待メールからユーザー登録・ログインして参加します。
Teamライセンスでは、作業できるホワイトボード数が無制限となり、共同作業するホワイトボードへ、チームメンバーではないゲストを招待することができます。
ゲストは、ユーザー登録・ログイン不要で参加することができますが、ログイン不要の公開ボードなので、URLさえ知っていれば誰でも見れてしまいます。アクセス制限したい場合は、１つ上のBusinessライセンスにする必要があります。
Businessライセンスでは、作業するホワイトボードを、招待者以外は非公開にすることができます。この場合、招待者は、ユーザー登録してログインする必要があります（招待者のライセンスはFreeでOKです）
＜draw.io（ドローアイオー）＞
英国のJGraph Ltd が開発・公開している無料の図形形成アプリケーションです。
オープンソース化（Apache License 2.0）されており、ユーザー登録不要で、
Webブラウザで操作します。日本対応していますので、直感的に操作できます。
Google Drive・OneDrive・GitHub などと連携して保存することができます。
（連携先との認証が必要です）
どちらのツールも、使いこなすには練習が必要ですが、Web会議やWeb商談の場で、簡単に意見をとりまとめ、視覚情報として伝えることができれば、仕事の質もスピードも上がります。
システム・カンタービレでは、、Web会議やWeb商談の質を上げるためのご相談も承っています。
お気軽にご相談ください。
ITディレクター 小林 弘樹
